In unserem Leitfaden für Projektmanagement haben wir die Stakeholder-Analyse, die Kommunikation und das Teambuilding vorgestellt. In diesem Beitrag geht es um den Projektstrukturplan, der einen erfolgreichen Projekt-Ablauf ermöglicht. Wie muss ein Projektstrukturplan aufgebaut sein, damit er gelingt?

Projektstrukturplan im Projektmanagement

Der Projektstrukturplan verläuft über mehrere Ebenen, die jeweils aufeinander aufbauend angeordnet werden. Er organisiert die Arbeit der involvierten Teammitglieder in überschaubaren Abschnitten. Man kann ihn als hierarchische Aufteilung der einzelnen Arbeitsschritte verstehen, siehe folgende Abbildung.

Quelle: Wikimedia

Die Unterteilung innerhalb des Projektstrukturplans erfolgt, wie in der Grafik ersichtlich, über einzelne, den verschiedenen Projektteilen zugeteilte Blöcke. Den einzelnen Projektbausteinen, wie beispielsweise der Detailplanung (1.1.1.) innerhalb der Projektsteuerung, können verschiedene Details, wie dem für den Projektteil eingeplanten Budget, oder die zugeordnete Arbeitskraft zugeteilt werden.

Der Projektstrukturplan wird erstellt, indem die wichtigsten Arbeitsschritte in kleine Teilprojekte und Arbeitspakete untergliedert werden. Ist dies geschehen, werden den Arbeitspaketen einzelne Personen zugewiesen, die für den Bereich zuständig sind. Ein Arbeitspaket ist dabei als eine Aufgabe zu verstehen, die von einer bestimmten Person mit einem vorher festgelegten Budget und Aufwand bearbeitet wird.

Tipps zum Projektmanagement im Video-Interview

Im Video-Interview spreche ich mit Ronald Hanisch über Erfahrungen im Projektmanagement in der Praxis.

Tipps zum Projektstrukturplan

Um erfolgreich einen Projektstrukturplan erstellen zu können,sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. In der ersten Ebene muss das Endergebnis, bzw. das Projekt selbst bezeichnet werden.
2. Die einzelnen Arbeitsschritte enthalten Arbeitspakete, denen Personen oder Gruppen zugewiesen sind.
3. Ein Arbeitspaket definiert die Aufgabe, die Dauer und die Kosten in diesem Arbeitsschritt.
4. Um einen geregelten Ablauf der Projektphasen zu gewährleisten, sollten die einzelnen Arbeitspakete die definierte Projekt-Dauer nicht überschreiten.
5. Da die Arbeitspakete von verschiedenen Personen oder Gruppen bearbeitet werden, sollten sie abhängig voneinander geplant werden.

Die Vorteile zum Projektstrukturplan im Marketing

Der Projektstrukturplan unterstützt nicht nur die bloße Organisation des Projektes. Er bietet noch weitere Vorteile. Das Budget kann den einzelnen Projektphasen und Arbeitspaketen im Detail zugewiesen werden. Dadurch erhalten alle Beteiligten einen genauen Überblick über die verfügbaren Ressourcen. Während die einzelnen Arbeitspakete bearbeiten werden und das Projekt abläuft, können die einzelnen Bereiche per Projektstrukturplan detailliert nachverfolgt werden. Für den Fall, dass während des Arbeitsablaufes Probleme entstehen, können die betroffenen Arbeitspakete schnell identifiziert und korrigiert werden.

Weiterhin können die eizelnen Arbeitspakete, wie in einem Ampelsystem, farblich hinterlegt werden. Beispielsweise können bereits abgeschlossene Pakete grün, in Bearbeitung befindliche Pakete gelb und noch unbearbeite Pakete rot hinterlegt werden. So erhalten alle Teammitglieder eine genaue Übersicht, welche Aufgaben noch nicht abgeschlossen sind.

Fazit: Der Projektsturkturplan stellt den Kern eines jeden erfolgreichen Projektes dar. Mit ihm ist es nicht nur möglich, dem Projekt eine Struktur zu verleihen. Er bietet auch den Vorteil, den Projektfortschritt detailliert nachverfolgen zu können, einzelne Projektaufgaben mit Ressourcen planen zu können und Fehler schneller zu identifizieren, sodass bis zum geplanten Abschluss der Aufgabe mehr Zeit für die Korrektur bleibt. Ich hoffe, Ihnen hat der Beitrag gefallen und Sie konnten einen kleinen Einblick in das Thema Projektstrukturplan erhalten. Bei Bedarf kann Ihnen weitere Tipps zum Projektmangement  geben.