Digitalisierung, Marketing-Strategien mit Online Marketing, Content Marketing, Social Media
21 October 2019

New Work: Die Digitalisierung im Büro benötigt eine neue Organisation



Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt und betrifft Prozesse in Unternehmen und gemeinsame Arbeitsweisen, die zu den neuen Bedürfnissen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern passen. Dazu plant jeder vierte Mittelständler die digitale Dokumentenverwaltung. Doch New Work benötigt mehr als das: Es erfordert eine neue Arbeitskultur.

Adé analoges Büro!

Der Mittelstand verabschiedet sich vom analogen Büro: Fast jedes vierte Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (23 Prozent) gibt aktuell an, Investitionen in eine Softwarelösung für die digitale Dokumenten Verwaltung tätigen zu wollen. Das sind 5 Prozentpunkte mehr als 2017, wo nur 18 Prozent in diesem Bereich investieren wollten. Weitere 7 Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für ECM-Systeme (Enterprise-Content-Management).

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Digitalisierung in der Büro Organisation

„Viele mittelständische Unternehmen planen erstmals die Einführung einer ECM-Software, um ihre Dokumente digital zu organisieren und zu verwalten. Das ist der richtige Schritt: Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen ist die notwendige Voraussetzung, um die digitale Transformation zu bewältigen und neue Geschäftsmodelle zu erschließen“, sagt Nils Britze, Bitkom-Experte für digitale Geschäftsprozesse. Das hat die repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern ergeben (Bild: Bitkom).

Vor allem Effizienzsteigerungen motivieren zu den Investitionen. 91 Prozent der Unternehmen betonen den schnelleren Zugriff auf Informationen, 88 Prozent die Tatsache, dass so Aufwand und Kosten gesenkt werden. Für ebenfalls 88 Prozent ist eine bessere Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust zentral, für 80 Prozent eine bessere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien. Effizientes und rechtskonformes Informationsmanagement ist ein wesentlicher Vorteil für mittelständische Unternehmen, der mit der digitalen Dokumentenverwaltung einhergeht.

Entscheidung zur Digitalisierung ist Chefsache

Bei 9 von 10 Unternehmen (90 Prozent) hat die Geschäftsführung maßgeblich Einfluss darauf, ob in digitale Technologien investiert wird. Bei knapp der Hälfte (49 Prozent) hat die IT-Abteilung hier ein deutliches Mitspracherecht. Anwender aus den Fachabteilungen entscheiden nur in 14 Prozent der Unternehmen mit. „Die Geschäftsleitung ist in den meisten mittelständischen Unternehmen die maßgebliche Entscheidungsinstanz. Gerade bei kleineren Mittelständlern ist eine klassische IT-Abteilung oft gar nicht vorhanden. Umso wichtiger ist, dass auch Mitarbeiter mit Fachkompetenz in die Digital-Office-Strategie miteinbezogen werden“, sagt Britze.  „So können Prozesse und Lösungen erarbeitet werden, mit denen alle Ebenen gut arbeiten können und die die Abläufe im Unternehmen nachhaltig verbessern.“ 

Die Angaben basieren auf der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“.  Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 703 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt, darunter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellungen lauteten: „Plant Ihr Unternehmen in nächster Zeit Investitionen in ein integriertes / umfassendes Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management?“; „Welchen Nutzen erwartet Ihr Unternehmen von einer DMS bzw. ECM-Lösung, damit sich eine Investition lohnt?“; „Wenn Ihr Unternehmen in eine neue DMS bzw. ECM-Lösung investieren würde: Wer hat maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidung?“

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Tags: Digitalisierung, New Work

Über Prof. Dr. Claudia Hilker

Prof. Dr. Claudia Hilker

Prof. Dr. Claudia Hilker lehrt Marketing an der Fresenius Hochschule. Als Inhaberin von Hilker Consulting begleitet sie Unternehmen mit Strategie-Beratung, Workshops sowie als Aufsichtsrad und Beirat. Zudem leitet sie die Akademie zur Digitalisierung, die Weiterbildungen zur digitalen Transformation mit Innovations- und Change-Management anbietet. Als Autorin schreibt sie Marketing-Fachbücher − das aktuelle Buch heißt: Digital Marketing Leitfaden. Als Speaker spricht sie auf Events über Digitalisierung, Marketing und Innovationen. Ihr qualifiziertes Team sorgt für die Umsetzung der Leistungen, z.B. Content Marketing, Social Media und Marketing Automation.

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