06 September 2018

Leitfaden zum erfolgreichen Projektmanagement in der Praxis



Der Leitfaden zum Projektmanagement behandelt alle relevanten Themen zum Projekterfolg: von der Stakeholder-Analyse über Kommunikation bis zum Risiko-Management mit Leadership. Auf Basis meiner langjährigen Berufserfahrungen muss ich sagen, dass meine Qualifikation zum Projektmanagement ein wesentlicher Erfolgsfaktor für meine Karriere ist.

Ich habe mehrere Ausbildungen zum professionellen Projektmanagement wie PMI gemacht und bin immer noch begeistert von der Methode, weil es mir ermöglicht, meine beruflichen Projekte (wie: Buch-schreiben) und private Projekte (wie: Umzug) erfolgreich zu meistern. Dieser Leitfaden fasst alle Erfolgsfaktoren zusammen. Zudem spreche in den Video-Interviews mit Ronald Hanisch über Praxis-Erfahrungen zum Projektmanagement.

Neun Erfolgsfaktoren zum Projektmanagement

Die folgende Grafik zeigt alle Erfolgsfaktoren zum erfolgreichen Projektmanagement im Überblick. 

Leitfaden für Projekt Management von Claudia Hilker

 Quelle: Hilker Consulting
 

Nachfolgend werden alle neun Erfolgsfaktoren zum Projektmanagement kurz erläutert. Die Langversion erhalten Sie mit einem Klick auf die Beitragshinweise am Ende des Abschnitts.

1 Stakeholder Analyse

Die Analyse der Stakeholder beginnt mit der Identifizierung. Man unterscheidet zwischen internen und externen Stakeholdern. Interne Stakeholder sind die Mitarbeiter des Unternehmens, der Manager und die Unternehmenseigentümer. Zu den externen Stakeholdern zählen zum Beispiel: Lieferanten, Kunden, die Gesellschaft.

Um die für den Projekterfolg entscheidenden Personen noch weiter herauszuheben, lassen sich diese in Schlüsselpersonen aufteilen. Lesen Sie mehr dazu im Beitrag: > Die Stakeholder Analyse

2 Kommunikation

Die Kommunikation in den Projektteams kann auf zwei Arten ablaufen. Dabei Unterscheidet man zwischen der formalen und der informellen Kommunikation. Die formale Kommunikation beinhaltet alle Kommunikationsarten außerhalb des Projektteams.  Innerhalb des Unternehmens gehören dazu die Manager und Unternehmenseigentümer.

Betrachtet man die Adressaten aus dem externen Bereich, werden Lieferanten, der Staat, Gläubiger, Kunden und die Gesellschaft in Betracht gezogen. Die informelle Kommunikation als Kommunikationsform kommt grundsätzlich innerhalb von Projektteams zum tragen. Der Vorteil einer informellen Kommunikation ist der, dass unnötige Hürden übersprungen und Barrieren zwischen den Projektmitgliedern abgebaut werden. Lesen Sie mehr dazu: > Projekt Kommunikation.

3 Team-Aufbau

Das Teambuidling im Projektteam verläuft in vier Phasen: Forming, Storming, Norming und Perfoming. In der ersten Phase wird das Team gebildet und die Projektmitglieder finden zusammen. In der nächsten Phase werden die Aufgaben gespeichert und die Projektmitglieder tragen die ersten Konflikte aus.

Dabei kristallisiert sich ebenfalls heraus, welche Konfliktpunkte es innerhalb des Teams geben kann. In der Phase des Norming sind die Konflikte beigelegt und das Team kommt auf einen gemeinsamen Nenner. In der Phase des Performing findet die wirkliche Projektarbeit statt und die Teammitglieder ziehen an einem Strang. Lesen Sie dazu: > Teambuilding als Kompetenz und  Teambuildung als Erfolgsfaktor im Projekt.

4 Strukturplan

Der Sturkturplan ist der Kern eines jeden erfolgreichen Projektes. Damit ist es möglich, den Projektfortschritt detailliert zu planen, einzelne Projektaufgaben mit Ressourcen zu planen und Fehler schneller zu identifizieren. Innerhalb dieses Plans werden einzelne Projektaufgaben den entsprechenden Teammitgliedern spezifisch zugeordnet.

Alle weiteren Informationen, wie Bearbeitungsfortschritt oder Budgetplanung werden an diese Zuordnungen angehängt. Der Vorteil daraus ist, dass alle Informationen schnell verfügbar sind und dass etwaige Fehler aufgrund der Übersichtlichkeit des Projektstrukturplans schnell identifiziert werden können. Lesen Sie dazu: > Der Projektstrukturplan

5 Krisenkommunikation

Genauso wie bei der Unternehmenskommunikation gibt es auch bei der Krisenkommunikation zwei Arten. Die interne Krisenkommunikation bezieht sich auf die Kommunikation innerhalb von Unternehmen. Dazu gehört nicht nur die Kommunikation während der Projektphase, sondern auch die Kommunikation während der Bildung des Projektteams.

Die Projektarbeit ist besonders krisengefährdet, da das Team noch nicht aufeinander abgestimmt ist, und deshalb leicht Differenzen zwischen den Projektmitgliedern enstehen können. Die externe Krisenkommunikation bezieht sich auf Personengruppen außerhalb des Unternehmens, die einen Einfluss auf das Projekt ausüben können. Beispielsweise zählen dazu die Investoren. Lesen Sie dazu: > Krisenkommunikation in Projekten

6 Risiko-Management

Um das Risiko-Management erfolgreich zu mangen, ist ein Risiko-Beauftragter erforderlich, der als Frühwarnsystem für potentielle Risiken dient. Die Rolle des Risiko-Beauftragten sollte als Unterstützerrolle für den Projektleiter verstanden werden. Um potenzielle Konflikte in Bezug auf Kompetenz-Überschreitung zu vermeiden, sollte deren Kommunikation auf Augenhöhe stattfinden. Lesen Sie dazu: > Risiko-Management im Projektmanagement.

7 Selbst-Management

Das Selbst-Management ist die erfolgreiche Strukturierung der eigenen Arbeitsweise und die damit verbundene Einordnung von Aufgaben. Dazu eignen sich unter anderem die ABC-Methode, die Eisenhower Methode und der Alpen-Methode. Drei Methoden, die die Aufteilung von Aufgaben in Prioritätskategorien ermöglichen und eine damit verbundene Strukturierung der täglichen Arbeit ermöglichen. Lesen Sie dazu: > Selbst-Management im Projektmanagement

8 Leadership

Leadership meint die Führung von Menschen. Für den Projekterfolg ist aber nicht nur Leadership allein erfolgsrelevant, sondern auch die Motivation und das Commitment aller beteiligten Mitarbeiter auf das gemeinsames Projekt-Ziel.

Für Aufgabengebiete wie Planung und Kontrolle bedarf es eines Projekt-Managers. Ein erfolgreiches Projekt benötigt also  einen Projekt-Manager und einem Leader. Beide kennen ihre Aufgaben, Positionen und Grenzen. Lesen Sie auch dazu: > Leadership für ein erfolgreiches Projektmanagement

9 Agiles Projekt-Management

Das Projektmanagement im digitalen Zeitalter bringt zahlreiche Neuerungen wie Agilität mit sich. Die Kommunikation in Projektteams erfolgt nicht mehr nur persönlich, sondern auch über digitale Medien. Somit ist eine Einsparung von Reisen, Zeit und Kosten möglich. Doch es gibt auch Nachteile. Lesen Sie dazu: > Was ist agiles Projektmangement?

Video-Interview zum Projekt-Mangement in der Praxis

Das professionelle Projektmanagement umfasst viele Themen. Für den Projekterfolg ist nicht nur eine gute Planung erforderlich. Der Projektleiter muss auch wissen, wie er im kommuniziert und wie er mit Krisen umgeht. Auch  Risikomanagement und die Mitarbeiter-Motivation dürfen nicht vernachlässigt werden. Um alle Bereiche erfolgreich abzudecken und den Überblick zu behalten, bedarf es einer qualifizierten Ausbildung und Projekt-Erfahrungen. Im Video-Interview spreche ich dem Projekt-Doktor Ronald Hanisch über Praxis-Erfahrungen zum Projektmanagement.

Tags: Projektmanagement, Leifaden

Über Prof. Dr. Claudia Hilker

Prof. Dr. Claudia Hilker

Prof. Dr. Claudia Hilker lehrt Marketing an der Fresenius Hochschule. Als Unternehmensberaterin, Beirat und Aufsichtsrat begleitet sie Unternehmen im digitalen Wandel. Ihr qualifiziertes Team sorgt für die fachgerechte Umsetzung der Maßnahmen. Als Bestseller-Autorin schreibt sie Marketing-Fachbücher. Als Speaker spricht sie auf internationalen Events über die digitale Business Transformation.

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